المرحلة الأولى والمرحلة الثانية في تدقيق الأيزو: ما الفرق؟

عندما تتقدم مؤسسة للمرة الأولى للحصول على شهادة ISO لنظام إدارة، فإن Initial Certification Audit — التدقيق الأولي للشهادة يتم عادةً على مرحلتين:

Stage 1 — المرحلة الأولى

ثم:

Stage 2 — المرحلة الثانية

ويحدث كثير من الالتباس بين المرحلتين.

فبعض المؤسسات تعتقد أن Stage 1 مجرد مراجعة أوراق، وأن Stage 2 هو "الامتحان الحقيقي".

والبعض يعتقد أن اجتياز Stage 1 يعني أن الحصول على الشهادة أصبح مضمونًا.

لكن لكل مرحلة هدف مختلف ودور واضح داخل عملية Certification.

وباختصار:

Stage 1 تسأل: هل المؤسسة جاهزة للتدقيق الكامل؟

بينما:

Stage 2 تسأل: هل نظام الإدارة مطبق وفعال ويحقق متطلبات المعيار ضمن النطاق المحدد؟

وتوضح إرشادات ISO 9001 Auditing Practices Group أن Stage 1 تستخدم لفهم نظام الإدارة وطبيعة نشاط المؤسسة وتقييم الجاهزية والتخطيط لـStage 2، بينما تأتي Stage 2 لتقييم المطابقة والتطبيق بصورة أكثر شمولًا.

لماذا يوجد تدقيق ISO على مرحلتين؟

الفكرة الأساسية هي تقليل مخاطر الدخول مباشرة إلى تدقيق كامل قبل فهم المؤسسة أو معرفة مستوى جاهزية نظامها.

قبل Stage 2 يحتاج فريق التدقيق إلى معرفة أمور مثل:

ما نطاق نظام الإدارة؟

ما طبيعة نشاط المؤسسة؟

ما المواقع المشمولة؟

ما العمليات الرئيسية؟

ما المخاطر المهمة؟

هل النظام مطبق فعلًا؟

هل تم تنفيذ التدقيق الداخلي؟

هل تمت مراجعة الإدارة؟

وهل الوقت والموارد المخطط لها لـStage 2 مناسبة؟

ولهذا فإن Stage 1 ليست مرحلة زائدة يمكن تجاوزها فقط لتسريع إصدار الشهادة.

ما هي Stage 1 في تدقيق ISO؟

Stage 1 Audit هي المرحلة الأولى من التدقيق الأولي للشهادة.

وتركز بصورة رئيسية على:

فهم المؤسسة.

فهم نظام الإدارة.

تأكيد النطاق.

تقييم مستوى التطبيق والجاهزية.

وجمع المعلومات اللازمة للتخطيط لـStage 2.

وتوضح إرشادات ISO/IAF الخاصة بالتدقيق ذي المرحلتين أن Stage 1 تساعد المدقق على اكتساب فهم كافٍ لنظام الإدارة ونشاط المؤسسة ومواقعها وعملياتها حتى يستطيع التخطيط للمرحلة الثانية بطريقة مناسبة.

ماذا يراجع المدقق في Stage 1؟

تختلف التفاصيل بحسب المعيار والنشاط، لكن Stage 1 قد تتناول موضوعات مثل:

نطاق نظام الإدارة.

المنتجات والخدمات.

المواقع.

العمليات الرئيسية.

السياسات والأهداف.

المخاطر والفرص.

المعلومات الموثقة الرئيسية.

المتطلبات القانونية والتنظيمية ذات الصلة.

حالة تطبيق النظام.

التدقيق الداخلي.

مراجعة الإدارة.

ومدى استعداد المؤسسة لـStage 2.

كما يتم استخدام المعلومات التي يتم جمعها لتأكيد الموارد وزمن التدقيق والتخطيط للمرحلة التالية.

هل Stage 1 مجرد تدقيق وثائق؟

ليس من الدقة اختصارها بهذه العبارة.

مراجعة المعلومات الموثقة جزء مهم من Stage 1، لكن الهدف أوسع من مجرد التأكد من وجود إجراءات وملفات.

فقد تشمل Stage 1 أيضًا فهم ظروف الموقع، ومناقشة المسؤولين، وفهم العمليات، وتقييم مستوى تطبيق النظام، والتحقق من استعداد المؤسسة لـStage 2.

وتشير إرشادات ISO إلى أن Stage 1 يمكن أن تستخدم لفهم المواقع والعمليات والمتطلبات النظامية والمخاطر وحالة التدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة، وليس فقط قراءة الوثائق.

أما بعض Certification Bodies فقد تصف Stage 1 في إجراءاتها بأنها تركز بصورة كبيرة على Documentation Review، لكن هذا لا يلغي هدفها الأوسع المتعلق بالجاهزية والتخطيط.

هل يجب أن يكون نظام الإدارة مطبقًا قبل Stage 1؟

نعم، بالدرجة التي تسمح بتقييم حقيقي لمستوى الجاهزية.

Stage 1 ليست موعدًا تبدأ بعده المؤسسة في تصميم نظامها من الصفر.

يجب أن يكون النظام قد وصل إلى مستوى يسمح للمدقق بفهم:

كيف تعمل العمليات؟

ما الأدلة الموجودة؟

هل تم تنفيذ المتطلبات الرئيسية؟

هل المؤسسة جاهزة للمرحلة الثانية؟

ولهذا يتم النظر أيضًا إلى حالة Internal Audit وManagement Review عند تقييم الجاهزية.

ما دور التدقيق الداخلي في Stage 1؟

أحد الموضوعات المهمة هو التأكد من أن المؤسسة لم تعتمد فقط على المدقق الخارجي لاكتشاف مشكلاتها.

يجب أن تكون لديها آلية تدقيق داخلي ضمن نظام الإدارة.

وتوضح إرشادات ISO/IAF أن Stage 1 تستخدم لتقييم ما إذا كانت التدقيقات الداخلية ومراجعات الإدارة يتم التخطيط لها وتنفيذها، وما إذا كان مستوى تطبيق النظام يدعم الانتقال إلى Stage 2.

لذلك فإن تنفيذ Internal Audit شكلي قبل يومين من Stage 1 قد يكشف أن النظام لم يصل بعد إلى مستوى نضج مناسب.

ماذا تكون نتيجة Stage 1؟

النتيجة الأساسية ليست:

ناجح / راسب

بالطريقة التقليدية.

بل تحدد Stage 1 ما إذا كان مستوى الجاهزية يسمح بالتقدم إلى Stage 2 وما المسائل التي تحتاج إلى معالجة قبلها.

قد تصدر جهة المنح تقريرًا يوضح:

المسائل التي تم رصدها.

نقاط الجاهزية.

الموضوعات التي تحتاج معالجة.

وخطة Stage 2.

بعض الجهات، مثل NQA، تستخدم مصطلح Areas of Concern — مناطق أو نقاط قلق للمسائل التي قد تتحول إلى Nonconformities خلال Stage 2 إذا لم تتم معالجتها.

هل Stage 1 تعني أن الشهادة مضمونة؟

لا.

Stage 1 لا تعني أن المؤسسة حصلت على الشهادة أو أن Stage 2 ستنتهي دون حالات عدم مطابقة.

هي فقط مرحلة أولى من Initial Certification Audit.

قد تبدو المؤسسة جاهزة للانتقال إلى Stage 2، ثم تظهر أثناء التدقيق الرئيسي أدلة جديدة تؤدي إلى Nonconformities.

لذلك لا يصح القول:

«اجتزنا Stage 1، إذن الشهادة أصبحت مضمونة.»

قرار الشهادة يأتي لاحقًا بعد اكتمال عملية التدقيق والمراجعة واتخاذ Certification Decision.

ماذا لو ظهرت مشكلات مهمة في Stage 1؟

إذا ظهر أن النظام يعاني من نقص يؤثر على الجاهزية، يجب إبلاغ المؤسسة حتى تتاح لها فرصة معالجة المسائل قبل Stage 2.

وتشير إرشادات ISO/IAF إلى أنه عندما يتبين خلال Stage 1 أن نظام الإدارة يعاني من نقص، ينبغي أن يتم إبلاغ المؤسسة رسميًا حتى تتمكن من معالجة النقاط قبل المرحلة الثانية.

وقد يؤدي ذلك إلى:

الإبقاء على موعد Stage 2 بعد معالجة النقاط،

أو تأجيل Stage 2،

أو إعادة النظر في الخطة إذا كانت الجاهزية أقل من المتوقع.

هل المدقق يخبر الشركة كيف تصلح المشكلات في Stage 1؟

يمكن للمدقق أن يوضح:

النتيجة.

المتطلب.

والمسألة التي قد تؤثر في الجاهزية.

لكن Certification Body يجب أن تحافظ على Impartiality — الحياد.

ولذلك لا ينبغي أن تتحول Stage 1 إلى جلسة استشارية يقوم فيها المدقق بتصميم نظام العميل أو كتابة الحلول التي سيعود لاحقًا لتدقيقها.

مسؤولية المؤسسة هي تحديد الطريقة المناسبة لمعالجة الفجوات.

كم المدة بين Stage 1 وStage 2؟

لا يوجد عدد أيام واحد يناسب جميع المؤسسات.

الفاصل يجب أن يأخذ في الاعتبار:

نتائج Stage 1.

حجم المسائل المطلوب معالجتها.

جاهزية المؤسسة.

والوقت اللازم للتخطيط لـStage 2.

إذا كانت هناك فجوة جوهرية تحتاج إلى تغيير حقيقي في النظام، فمن غير المنطقي الانتقال مباشرة إلى Stage 2 دون إتاحة فرصة لمعالجتها.

ولهذا يكون موعد Stage 2 مرتبطًا بنتيجة الجاهزية وليس بمجرد رغبة العميل في إنهاء العملية بسرعة.

ما هي Stage 2 في تدقيق ISO؟

Stage 2 Audit هي المرحلة الرئيسية من التدقيق الأولي.

إذا كانت Stage 1 تركز بصورة كبيرة على:

الفهم والجاهزية والتخطيط

فإن Stage 2 تركز على:

التطبيق والمطابقة والفعالية والأدلة الموضوعية.

في هذه المرحلة يقوم فريق التدقيق بتقييم نظام الإدارة كما يعمل فعليًا داخل المؤسسة.

وتصف NQA Stage 2 بأنها التقييم الذي يهدف إلى التأكد من أن نظام الإدارة يطابق متطلبات المعيار في التطبيق الفعلي، من خلال الأدلة الموضوعية وأخذ عينات من العمليات والأنشطة والمواقع ذات العلاقة.

ماذا يفعل المدقق في Stage 2؟

قد يستخدم المدقق مجموعة من أساليب التدقيق، مثل:

مقابلة العاملين.

مراجعة السجلات.

مراجعة نتائج العمليات.

زيارة مواقع العمل.

مشاهدة العمليات أثناء التنفيذ.

اختيار عينات من المشاريع أو المنتجات أو الخدمات.

تتبع طلب العميل من البداية إلى النهاية.

مراجعة المؤشرات والأهداف.

فحص حالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية.

التحقق من الالتزامات ذات العلاقة.

ومقارنة الأدلة بمتطلبات المعيار.

أي أن التركيز ينتقل من:

هل النظام جاهز؟

إلى:

هل النظام يعمل فعلًا كما يجب؟

مثال عملي على الفرق بين Stage 1 وStage 2

لنفترض أن شركة مقاولات تطلب شهادة ISO 45001.

في Stage 1 قد يراجع المدقق:

نطاق النظام.

المشاريع الحالية.

هيكل السلامة.

تقييم المخاطر.

المتطلبات القانونية.

خطط الطوارئ.

التدقيق الداخلي.

مراجعة الإدارة.

ومدى جاهزية المؤسسة للتدقيق الكامل.

أما في Stage 2 فقد يذهب إلى موقع المشروع ويختار عينات فعلية مثل:

تصاريح العمل.

أعمال الارتفاعات.

التدريب.

معدات الوقاية.

المقاولين.

الاستجابة للطوارئ.

المقابلات مع العاملين.

تقارير الحوادث.

والإجراءات التصحيحية.

الفرق هنا واضح:

Stage 1 تفهم النظام وتقيّم الجاهزية.

Stage 2 تختبر النظام من خلال التطبيق والأدلة الفعلية.

مثال في ISO 9001

في Stage 1 قد يتم فهم:

المنتجات والخدمات.

العمليات.

Scope.

الأهداف.

المخاطر.

Internal Audit.

Management Review.

أما في Stage 2 فقد يختار المدقق طلب عميل حقيقي ويسأل:

كيف تم استلام متطلبات العميل؟

كيف تمت مراجعتها؟

كيف تم التخطيط للتنفيذ؟

كيف تم ضبط المورد؟

كيف تمت مراقبة الخدمة أو المنتج؟

ماذا حدث عند وجود خطأ؟

كيف تعاملت المؤسسة مع شكوى العميل؟

وهنا يستطيع المدقق تقييم مدى فعالية النظام في الواقع.

هل Stage 2 تدقق كل وثيقة وكل عملية؟

التدقيق يعتمد على Sampling — أخذ العينات.

المدقق لا يستطيع عادة مراجعة كل سجل وكل معاملة نفذتها المؤسسة.

بل يختار عينات مناسبة تساعده على الوصول إلى استنتاجات حول نظام الإدارة.

لكن هذا لا يعني أن المؤسسة تستطيع القول:

«هذا الملف لم يكن ضمن العينة، إذن ليس مهمًا.»

فجميع العمليات الواقعة داخل Scope يجب أن تكون مطبقة وفق النظام، حتى لو لم يتم اختيار كل سجل منها في زيارة معينة.

ما الذي يمكن أن يظهر في Stage 2؟

قد تظهر:

Conformity — مطابقة

أو:

Nonconformity — عدم مطابقة

وقد توجد Opportunities for Improvement أو ملاحظات أخرى بحسب منهجية Certification Body.

إذا وجد المدقق أن متطلبًا لم يتم تحقيقه، فيجب أن تكون حالة عدم المطابقة مرتبطة بأدلة ومتطلب محدد، لا بمجرد رأي شخصي.

ماذا يحدث عند وجود Major Nonconformity في Stage 2؟

قد تمنع حالة عدم المطابقة الرئيسية إصدار الشهادة إلى أن يتم تنفيذ التصحيح والإجراء التصحيحي المطلوب والتحقق منه.

وتوضح NQA في عملية الشهادة لديها أنه عند اكتشاف Major Nonconformity لا يمكن إصدار الشهادة حتى يتم تنفيذ Corrective Action والتحقق منها.

وهذا يوضح الفرق عن Stage 1:

Stage 1 تهدف إلى اكتشاف مسائل الجاهزية قبل التدقيق الكامل.

أما Stage 2 فهي المرحلة التي ينتج عنها تقييم رسمي للتطبيق قد يتضمن Nonconformities مرتبطة بقرار الشهادة.

هل Stage 2 تعني إصدار الشهادة فورًا؟

لا.

حتى إذا انتهى Stage 2 بنتائج إيجابية، لا ينبغي اعتبار الشهادة صادرة تلقائيًا في اجتماع الإغلاق.

بعد التدقيق توجد عادةً:

مراجعة التقرير.

معالجة حالات عدم المطابقة إن وجدت.

مراجعة الأدلة.

Technical Review.

ثم:

Certification Decision.

وعند اتخاذ قرار إيجابي يتم إصدار الشهادة.

لذلك:

Lead Auditor لا يبيع الشهادة ولا يضمن القرار مسبقًا.

مقارنة سريعة بين Stage 1 وStage 2

العنصرStage 1Stage 2الهدف الأساسيتقييم الجاهزية والتخطيطتقييم المطابقة والتطبيق والفعاليةالتركيزالنظام والنطاق والعمليات والاستعدادالأدلة الفعلية والتطبيقالوثائقمراجعة مهمةتستخدم مع السجلات والأدلة التشغيليةالمواقعلفهم ظروف التشغيل عند الحاجةتدقيق المواقع والأنشطة ضمن الخطةInternal Auditالتحقق من حالة التنفيذ والجاهزيةتقييم الأدلة والفعالية ضمن النظامManagement Reviewالتحقق من تنفيذها والجاهزيةتقييم فعاليتها ومخرجاتهاالنتيجةالاستعداد لـStage 2 وتحديد المسائلنتائج تدقيق مرتبطة بقرار الشهادةالشهادةلا تصدرلا تصدر تلقائيًا؛ يليها قرار الشهادة

هل Stage 1 وStage 2 جزء من Audit Time؟

نعم.

في التدقيق الأولي لأنظمة الإدارة، يتم التخطيط لزمن التدقيق بما يغطي المرحلتين وفق المتطلبات والمنهجيات ذات العلاقة.

لذلك عندما تستلم عرض سعر يجب أن يكون واضحًا ما الذي يشمله:

Stage 1.

Stage 2.

وعدد أيام التدقيق.

ولا ينبغي فهم Stage 1 على أنها خدمة استشارية مجانية خارج عملية الشهادة.

هل يمكن إجراء Stage 1 عن بُعد؟

يعتمد ذلك على:

المعيار.

النشاط.

المخاطر.

المواقع.

والقواعد والإجراءات ذات العلاقة.

وتوضح إرشادات ISO الخاصة بالتدقيق عن بُعد أن Stage 1 يمكن أن تستخدم تقنيات ICT في بعض الحالات، لكنها تشير أيضًا إلى أن عدم زيارة الموقع قد يزيد مخاطر فقدان بعض المعلومات اللازمة لتقييم الجاهزية.

لذلك لا توجد قاعدة صحيحة تقول:

Stage 1 يجب أن تكون Remote دائمًا

أو:

يجب أن تكون On-site دائمًا لجميع الحالات.

يتم تحديد الطريقة بحسب قدرة التدقيق على تحقيق أهدافه.

هل Stage 1 وStage 2 مطلوبتان في كل تدقيق ISO؟

المرحلتان ترتبطان أساسًا بـInitial Certification Audit.

لا يتم عادة إعادة Stage 1 وStage 2 في كل Surveillance Audit.

كما أن Recertification Audit في نهاية دورة الشهادة ليست تلقائيًا عملية Stage 1 + Stage 2 جديدة، إلا إذا كانت هناك ظروف أو تغييرات تستدعي ترتيبات إضافية.

وتشير إرشادات ISO/IAF إلى أن التدقيق ذي المرحلتين لا يلزم عادة تنفيذه بهذه الصورة لكل تدقيق خلال دورة الشهادة.

ما الأخطاء الشائعة قبل Stage 1؟

من أكثر الأخطاء:

اعتبار Stage 1 زيارة شكلية.

عدم تنفيذ Internal Audit.

عدم إجراء Management Review.

كتابة إجراءات لم يتم تطبيقها.

Scope غير واضح.

عدم الإفصاح عن مواقع مهمة.

تجهيز الوثائق في آخر لحظة.

والاعتقاد أن المدقق سيخبر المؤسسة كيف تبني النظام.

الأفضل أن تدخل المؤسسة Stage 1 وهي قادرة على إظهار نظام يعمل بالفعل، وليس مجرد خطة مستقبلية.

ما الأخطاء الشائعة قبل Stage 2؟

أهمها:

عدم معالجة نتائج Stage 1.

تغيير الوثائق دون تغيير الممارسة.

تدريب الموظفين على إجابات محفوظة.

إخفاء المشكلات.

عدم توفر السجلات.

عدم قدرة العاملين على شرح أدوارهم.

أو عدم تطبيق الضوابط التي تم تقديمها للمدقق في Stage 1.

Stage 2 تقارن ما تقوله المؤسسة بما يحدث فعليًا.

كيف تستعد لـStage 1؟

تأكد من:

وضوح Scope.

اكتمال المعلومات الموثقة المطلوبة.

تطبيق النظام.

وجود سجلات مناسبة.

تنفيذ Internal Audit.

تنفيذ Management Review.

فهم المتطلبات القانونية والتنظيمية ذات الصلة.

وضوح العمليات والمواقع.

وأن المسؤولين الأساسيين يفهمون النظام.

كيف تستعد لـStage 2؟

راجع نتائج Stage 1 أولًا.

ثم تأكد من معالجة أي نقاط يمكن أن تتحول إلى Nonconformity.

بعد ذلك ركز على التطبيق:

هل السجلات حقيقية ومحدثة؟

هل العاملون يفهمون إجراءاتهم؟

هل المؤشرات تتم متابعتها؟

هل الإجراءات التصحيحية فعالة؟

هل المواقع تعمل وفق النظام؟

هل الإدارة تتابع الأداء؟

لا تحاول بناء "عرض للمدقق".

اجعل النظام نفسه هو الدليل.

أسئلة شائعة عن Stage 1 وStage 2

ما الفرق الأساسي بين Stage 1 وStage 2؟

Stage 1 تركز على فهم النظام وتقييم الجاهزية والتخطيط، بينما Stage 2 تركز على تقييم التطبيق والمطابقة والفعالية باستخدام الأدلة الموضوعية.

هل Stage 1 تعطي شهادة ISO؟

لا. هي المرحلة الأولى من التدقيق الأولي وليست قرارًا بمنح الشهادة.

هل Stage 1 مجرد مراجعة مستندات؟

لا. مراجعة الوثائق مهمة، لكن Stage 1 تشمل أيضًا فهم النطاق والعمليات والمواقع ومستوى التطبيق والتدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة والجاهزية لـStage 2.

ماذا يحدث إذا لم تكن المؤسسة جاهزة بعد Stage 1؟

يتم توضيح المسائل التي تحتاج إلى معالجة، وقد يتم تعديل موعد Stage 2 حتى يكون النظام جاهزًا للتدقيق الرئيسي.

هل يمكن ظهور Nonconformities في Stage 2؟

نعم. Stage 2 هي التقييم الرئيسي للتطبيق، وقد تنتج عنها حالات عدم مطابقة يجب التعامل معها قبل قرار الشهادة بحسب طبيعتها.

هل Stage 2 تعني أن الشهادة ستصدر في نفس اليوم؟

لا. بعد Stage 2 توجد المراجعة ومعالجة النتائج وCertification Decision.

هل يجب تكرار Stage 1 وStage 2 كل سنة؟

لا. بعد الشهادة تبدأ عادة Surveillance Audits، ثم Recertification في نهاية دورة الشهادة.

الخلاصة: Stage 1 للجاهزية وStage 2 لإثبات التطبيق

أبسط طريقة لفهم الفرق هي:

Stage 1 = Are you ready?

Stage 2 = Does the system actually work and conform?

في المرحلة الأولى يفهم المدقق المؤسسة ونطاقها وعملياتها ومستوى تطبيق نظام الإدارة، ويتأكد من وجود مستوى مناسب من الجاهزية للتدقيق الرئيسي.

وفي المرحلة الثانية ينتقل التدقيق إلى الأدلة الفعلية:

السجلات.

المقابلات.

العمليات.

المواقع.

المؤشرات.

والتطبيق الواقعي للنظام.

ثم تأتي بعد ذلك معالجة حالات عدم المطابقة عند وجودها، والمراجعة الفنية، واتخاذ قرار الشهادة.

لذلك فإن Stage 1 وStage 2 ليستا تدقيقين مكررين، بل مرحلتان متكاملتان لكل منهما وظيفة مختلفة داخل عملية الشهادة.

Stage 1 وStage 2 مع URS Jordan

تعمل URS Jordan في الأردن بصفتها Local Office ضمن منظومة URS Holdings UK، وتتعامل مع عمليات شهادات أنظمة الإدارة ضمن إطار طرف ثالث يركز على وضوح Scope ومنهجية التدقيق والحياد وقابلية التتبع.

قبل بدء التدقيق الأولي تتم مراجعة معلومات المؤسسة والنطاق والمواقع والعمليات لتخطيط Stage 1 وStage 2 وفق متطلبات البرنامج والكيان والنطاق المعني.

Phone / WhatsApp: 0791238088
Email: info@jo.urscertification.com
Website: https://www.ursjordan.com/

ملاحظة مهنية: إكمال Stage 1 لا يمثل ضمانًا لإصدار الشهادة، كما أن انتهاء Stage 2 لا يعني صدور الشهادة تلقائيًا؛ قرار الشهادة يعتمد على نتائج التدقيق والأدلة واستيفاء المتطلبات.